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PDFレポートの作成手順と省力化のコツ

<事前準備>
作業前にパソコン環境を整えておきます。
1、クリップボードの画像自動保存ソフトKoClip(無料ソフト:XP/2000/98対応)をインストール。保存ファイルはBMP形式にする
2、PDFのもととなるMicrosSoftワード、またはオープンオフィスのWriterで、雛形ファイルを作っておく

  • 表紙とびら
  • はじめにページ
  • 最終ページに奥付を
  • ヘッダーにファイルタイトル
  • フッターにページ数とクレジット

※これをオリジナルファイルとする(次回以降はこれを使う)
<その他>
テキストファイルの編集は、TeraPad(無料)または秀丸(有料)がおすすめ
<実際の作業手順>

  1. 作業用画像フォルダを作成
  2. KoClip.exeを起動し、保存先を先ほど作ったフォルダに設定
  3. テキストファイルで、書く順番を一覧する(もくじのひながた)
  4. テキストファイルに文章を下書きしながら、キーボードのPrintScreenボタンを押す(KoClipが勝手に画面のキャプチャ(ハードコピー)をBMP形式で勝手に保存してくれる)
  5. ひととおり最後まで下書きを終える
  6. KoClip.exeを停止
  7. 下書きテキストを、ひながたファイルにコピペして移動
  8. 画像を切り取ったり、モザイクかけたり、赤枠で囲ったり、矢印をつけたり解説を加えながらファイル作成
  9. 適宜、改ページしたり、見出し1~3をつけておく
  10. PDFに変換(WriterはPDF形式での保存ができる。Wordの場合は、別売のAcrobatを使う)
  11. できあがり☆

画像をあらかじめほとんど取っておくのがポイントです。書きながら、画像を用意しながら、画像を編集したりしながらやるから、レポート作成に時間がかかります。
また、私はこれまでずっとKoClipを使ってるのですが、Vectorで他の同等の機能を持つ無料ソフトがありますので、使い勝手の良いものを選んでくださいね。

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